Die Grundakte ist die Sammlung aller Urkunden und Schriftstücke, die zu einem Grundbuchblatt gehören. Das Grundbuchamt führt sie neben dem Grundbuch selbst. Einsehen darf sie, wer ein berechtigtes Interesse darlegt (§ 12 GBO, § 46 GBV). Für Eigentumswohnungen ist die Grundakte der Ort, an dem Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung liegen.
Grundbuch und Grundakte
Das Grundbuch enthält die Eintragungen: wer Eigentümer ist, welche Rechte und Lasten bestehen. Die Einträge sind kurz gefasst und verweisen für Einzelheiten auf Urkunden.
Die Grundakte enthält diese Urkunden und den Schriftverkehr: Kaufverträge, Eintragungsbewilligungen, Erbnachweise, bei Wohnungseigentum die Teilungserklärung mit ihren Anlagen und Nachträgen. Die Urkunden, die das Grundbuchamt aufbewahren muss, kommen zu den Grundakten (§ 24 Abs. 1 GBV). Betrifft eine Urkunde mehrere Grundbuchblätter desselben Grundbuchamts, wie die Teilungserklärung alle Wohnungsgrundbücher einer Anlage, liegt sie bei den Grundakten eines dieser Blätter, die Akten der übrigen verweisen darauf (§ 24 Abs. 2 GBV).
Was in der Grundakte liegt
Bei einer Eigentumswohnung finden Sie dort typischerweise:
- die Teilungserklärung oder den Teilungsvertrag mit Gemeinschaftsordnung
- den Aufteilungsplan mit Siegel der Baubehörde
- die Abgeschlossenheitsbescheinigung
- Nachträge und Änderungen der Teilungserklärung
- Urkunden zu Kaufverträgen, Grundschulden und Dienstbarkeiten, auf die das Grundbuch Bezug nimmt
Berechtigtes Interesse: wer einsehen darf
Die Grundbuchordnung erlaubt die Einsicht in das Grundbuch und in die Urkunden, auf die eine Eintragung Bezug nimmt, jedem, der ein berechtigtes Interesse darlegt (§ 12 Abs. 1 GBO). Für die übrige Grundakte gilt dasselbe (§ 46 GBV). Ein berechtigtes Interesse ist mehr als Neugier: Sie müssen einen sachlichen Grund nennen, der sich auf das Grundstück bezieht. Das Grundbuchamt entscheidet im Einzelfall.
| Wer | Berechtigtes Interesse | Hinweis |
|---|---|---|
| Eigentümer | ja | Ausweis genügt meist |
| Bevollmächtigte des Eigentümers (Käufer, Bank, Makler, Verwalter) | ja, mit Vollmacht | Vollmacht beilegen |
| Erben | ja, wenn die Erbfolge nachgewiesen ist | Erbschein oder anderer Nachweis |
| Gläubiger mit eingetragenem Recht | ja, für ihr Recht | Nachweis der Forderung oder des Rechts |
| Kaufinteressent ohne Vollmacht | meist nicht ausreichend | Vollmacht des Verkäufers einholen |
| Nachbarn | nur in Ausnahmefällen, etwa bei konkretem Rechtsstreit | Grund genau darlegen |
Behörden, Notare, öffentlich bestellte Vermessungsingenieure und dinglich Berechtigte, etwa eine eingetragene Bank, müssen ihr Interesse nicht darlegen. Außerdem ist die Einsicht zulässig, wenn die Zustimmung des eingetragenen Eigentümers dargelegt wird (§ 43 GBV, für die Grundakten entsprechend nach § 46 Abs. 2 GBV). Deshalb genügt in der Praxis meist eine Vollmacht des Eigentümers.
Einsicht vor Ort oder Abschrift
Sie können die Grundakte beim Grundbuchamt einsehen oder Abschriften beantragen. Für Eigentumswohnungen ist die Abschrift der übliche Weg, weil Teilungserklärung und Pläne oft viele Seiten umfassen. Auf Antrag wird die Abschrift beglaubigt, sie kann auch elektronisch übermittelt werden (§ 12 Abs. 2 GBO, § 46 Abs. 3 GBV). Für Abschriften erhebt das Grundbuchamt eine Gebühr, deren Höhe sich nach dem Umfang richtet. Den Antrag stellen Sie schriftlich, persönlich oder, wo das Land es anbietet, über ein Serviceportal.
Wir übernehmen diesen Antrag für die Teilungserklärung samt Aufteilungsplan, wenn Sie den Behördengang sparen wollen: Teilungserklärung anfordern.
Unterlagen aus der Grundakte anfordernWas Sie im Antrag angeben sollten
- Grundstück: Adresse, wenn bekannt Grundbuchbezirk und Blattnummer
- Gewünschte Unterlagen: zum Beispiel „Teilungserklärung nebst Aufteilungsplan, Abgeschlossenheitsbescheinigung und Nachträgen“
- Berechtigtes Interesse: Ihre Rolle und der Anlass, etwa „Eigentümer, Vorbereitung des Verkaufs“
- Nachweise: Vollmacht, Erbschein oder andere Belege
- Form: einfache oder beglaubigte Abschrift
Wenn die Akte ausgelagert oder digitalisiert ist
Viele Länder haben Grundakten digitalisiert oder ältere Akten in zentrale Archive ausgelagert. Das kann die Bearbeitung verlängern, weil das Grundbuchamt die Unterlagen erst anfordern muss. Bei sehr alten Aufteilungen fehlen gelegentlich einzelne Pläne. Dann teilt das Grundbuchamt mit, was vorhanden ist.
Was in der Teilungserklärung selbst steht, erklärt die Seite Teilungserklärung: Inhalt und Wirkung. Wie der Plan aufgebaut ist, lesen Sie unter Aufteilungsplan.
Häufige Fragen
Ist die Teilungserklärung beim Grundbuchamt hinterlegt?
Ja. Die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung liegt in der Grundakte, weil das Wohnungsgrundbuch auf sie Bezug nimmt.
Darf jeder das Grundbuch einsehen?
Nein. Einsicht erhält nur, wer ein berechtigtes Interesse darlegt. Das Grundbuchamt prüft das im Einzelfall.
Brauche ich als Käufer eine Vollmacht?
In der Regel ja. Bitten Sie den Verkäufer um eine Vollmacht für die Einsicht in Grundbuch und Grundakte. Damit ist das berechtigte Interesse dargelegt.
Was kostet die Einsicht in die Grundakte?
Für Abschriften erhebt das Grundbuchamt Gebühren, die sich nach dem Umfang und der Form richten. Die Höhe legt das Amt fest.